Apakah Dewan Membutuhkan Komite Audit Teknologi?

Apa FedEx , Pfizer , Wachovia , 3Com , Mellon Financial , Shurgard Storage , Sempra Energy dan Proctor & Gamble memiliki kesamaan? Apa komite dewan ada untuk hanya 10 % dari perusahaan publik tetapi menghasilkan return 6,5 % lebih besar bagi perusahaan ? Berapa anggaran item yang tunggal terbesar setelah gaji dan manufaktur peralatan ?

Keputusan teknologi akan hidup lebih lama masa jabatan tim manajemen membuat keputusan . Sementara langkah cepat saat perubahan teknologi berarti bahwa keputusan perusahaan teknologi sering dan jauh jangkauannya , konsekuensi dari keputusan - baik dan buruk - akan tinggal dengan perusahaan untuk waktu yang lama . Biasanya keputusan teknologi yang dibuat secara sepihak dalam Teknologi Informasi ( TI ) kelompok , di mana manajemen senior memilih untuk tidak memiliki masukan atau pengawasan . Untuk Dewan bisnis untuk melakukan tugasnya untuk melakukan penilaian bisnis melalui keputusan penting , Dewan harus memiliki mekanisme untuk meninjau dan membimbing keputusan teknologi .

Contoh terbaru di mana semacam ini akan membantu pengawasan adalah Enterprise Resource Planning ( ERP ) mania dari pertengahan 1990-an . Pada saat itu , banyak perusahaan yang berinvestasi puluhan juta dolar ( dan kadang-kadang ratusan juta ) pada sistem ERP dari SAP dan Oracle . Seringkali pembelian tersebut dibenarkan oleh para eksekutif di bidang Keuangan , SDM , atau Operasi sangat menganjurkan pembelian mereka sebagai cara untuk menjaga dengan pesaing mereka , yang juga memasang sistem tersebut . CIO dan eksekutif garis sering tidak memberikan cukup pemikiran untuk masalah bagaimana membuat transisi sukses untuk sistem yang sangat kompleks . Penyelarasan sumber daya perusahaan dan manajemen perubahan organisasi yang dibawa oleh sistem baru diabaikan , sering mengakibatkan krisis . Banyak miliaran dolar dihabiskan pada sistem yang baik seharusnya tidak dibeli sama sekali atau dibeli sebelum perusahaan klien disiapkan .

Tentu saja , tidak ada bisnis menengah atau besar yang sukses dapat dijalankan hari ini tanpa komputer dan perangkat lunak yang membuat mereka berguna . Teknologi juga merupakan salah satu yang terbesar modal dan garis operasi satu item untuk pengeluaran bisnis , di luar peralatan tenaga kerja dan manufaktur . Untuk kedua alasan ini , pengawasan Dewan - tingkat teknologi yang tepat pada tingkat tertentu .

Dapatkah Direksi terus meninggalkan keputusan-keputusan mendasar semata-mata untuk tim manajemen saat ini ? Sebagian besar keputusan teknologi secara inheren berisiko ( penelitian telah menunjukkan kurang dari setengah memberikan janji-janji ) , sementara keputusan yang buruk waktu bertahun-tahun untuk diperbaiki atau diganti . Lebih dari setengah dari investasi teknologi tidak kembali keuntungan diantisipasi dalam kinerja bisnis; Papan akibatnya menjadi terlibat dalam keputusan teknologi . Hal ini mengejutkan bahwa hanya sepuluh persen dari perusahaan-perusahaan publik memiliki Komite Audit IT sebagai bagian dari papan mereka . Namun, perusahaan-perusahaan menikmati keunggulan kompetitif yang jelas dalam bentuk pengembalian tahunan sebesar 6,5 % lebih besar dari pesaing mereka .

Pergeseran tektonik sedang berlangsung di bagaimana teknologi yang disediakan , yang Dewan perlu memahami . IT konsolidasi industri serius mengurangi fleksibilitas strategis dengan meremehkan kemampuan manajemen untuk mempertimbangkan pilihan yang kompetitif , dan menciptakan ketergantungan berbahaya pada hanya beberapa pemasok kunci .

Aset inti berkembang dan berlangsung bisnis adalah kemampuan untuk merespon atau bahkan mengantisipasi dampak dari kekuatan luar . Teknologi telah menjadi penghalang untuk kelincahan organisasi untuk sejumlah alasan :

o sistem warisan Inti telah kalsifikasi
o infrastruktur TI telah gagal untuk mengikuti perubahan dalam bisnis
o Tidak fleksibel hasil arsitektur TI dalam persentase yang tinggi dari belanja TI pada pemeliharaan sistem yang ada dan tidak cukup pada kemampuan baru
keputusan operasional o jangka pendek melanggar kemampuan jangka panjang bisnis untuk tetap kompetitif

Board tradisional tidak memiliki keterampilan untuk mengajukan pertanyaan yang tepat untuk memastikan teknologi yang dianggap dalam konteks persyaratan peraturan , resiko dan kelincahan . Hal ini karena teknologi adalah profesi yang relatif baru dan cepat tumbuh . CEO telah ada sejak awal waktu , dan konselor keuangan telah berkembang selama abad terakhir . Namun teknologi ini sangat baru, dan biaya untuk menyebarkan perubahan dramatis , bahwa profesi teknologi masih jatuh tempo . Teknologi telah bekerja pada bagaimana sistem dirancang dan digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi bisnis . Baru-baru ini , mereka menyadari kebutuhan untuk memahami dan terlibat dalam strategi bisnis . Para pemimpin bisnis dan pemimpin keuangan tidak memiliki sejarah atau pengalaman memanfaatkan teknologi dan membuat keputusan teknologi kunci . Dewan harus terlibat dengan para eksekutif membuat keputusan teknologi , hanya sebagai pemimpin teknologi membutuhkan dukungan Dewan dan bimbingan dalam membuat keputusan .

Mandat peraturan baru seperti Sarbanes -Oxley telah mengubah hubungan antara pemimpin bisnis dan pemimpin keuangan . Mereka pada gilirannya meminta jaminan serupa dari pemimpin teknologi . Para pemimpin bisnis dan pemimpin keuangan memiliki penasihat profesional untuk memandu keputusan mereka , seperti pengacara , akuntan dan bankir investasi . Teknolog telah diandalkan komunitas vendor atau konsultan yang memiliki perspektif mereka sendiri , dan yang mungkin tidak selalu dapat memberikan rekomendasi dalam kepentingan terbaik perusahaan . Komite IT Audit Dewan dapat dan harus mengisi kesenjangan ini .

Peran apa yang harus Komite Audit IT bermain di organisasi? Fungsi Audit IT di Dewan harus memberikan kontribusi terhadap :

1 . Membawa strategi teknologi ke dalam keselarasan dengan strategi bisnis .
2 . Memastikan bahwa keputusan teknologi berada dalam kepentingan terbaik pemegang saham .
3 . Mendorong pengembangan organisasi dan keselarasan antara unit bisnis .
4 . Meningkatkan pemahaman keseluruhan Dewan isu teknologi dan konsekuensi dalam perusahaan . Jenis pemahaman tidak dapat datang dari analisis keuangan saja .
5 . Komunikasi yang efektif antara teknolog dan anggota Komite .

Komite Audit IT tidak memerlukan tambahan anggota dewan . Ada anggota dewan dapat diberikan tanggung jawab , dan menggunakan konsultan untuk membantu mereka memahami isu-isu yang cukup untuk memberikan bimbingan kepada pemimpin teknologi . Sebuah tinjauan IT Komite Audit Charters ada menunjukkan karakteristik umum sebagai berikut :

1 . Ulasan , mengevaluasi dan membuat rekomendasi tentang isu-isu berbasis teknologi yang penting bagi bisnis .
o Menilai dan kritis meninjau keuntungan finansial , taktis dan strategis yang diusulkan proyek teknologi terkait utama dan alternatif arsitektur teknologi .
o Mengawasi dan kritis meninjau kemajuan proyek teknologi terkait utama dan keputusan arsitektur teknologi .
2 . Menyarankan tim manajemen teknologi senior di perusahaan
3 . Memantau kualitas dan efektivitas sistem teknologi dan proses yang berhubungan dengan atau mempengaruhi sistem pengendalian internal perusahaan .

Pada dasarnya , peran Dewan dalam IT Governance adalah untuk memastikan keselarasan antara inisiatif TI dan tujuan bisnis , memonitor tindakan yang diambil oleh komite teknologi steering , dan memvalidasi bahwa proses dan praktek teknologi yang memberikan nilai bagi bisnis . Hubungan strategis antara TI dan bisnis merupakan dasar untuk membangun fondasi arsitektur teknologi yang menciptakan organisasi tangkas . Dewan harus menyadari eksposur teknologi risiko, penilaian manajemen terhadap risiko tersebut , dan strategi mitigasi dipertimbangkan dan diadopsi .

Tidak ada prinsip-prinsip baru di sini hanya penegasan charter pemerintahan yang ada . Pelaksanaan keputusan teknologi jatuh pada manajemen organisasi . Pengawasan manajemen adalah tanggung jawab Dewan . Dewan perlu mengambil kepemilikan yang tepat dan menjadi proaktif dalam tata kelola teknologi .

Apakah Dewan membutuhkan Komite Audit Teknologi ? Ya, Komite Audit Teknologi dalam Dewan dibenarkan karena akan menyebabkan teknologi / bisnis keselarasan . Hal ini lebih dari sekedar hal yang benar untuk dilakukan ; itu adalah praktek terbaik dengan manfaat bottom - line real .